Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen, dan sekarang ini sudah merupakan suatu keharusan bagi manajemen untuk melakukan perencanaan pada segala kegiatan agar supaya tidak tertinggal oleh yang lain.
Perencanaan adalah proses manajemen yang berhubungan dengan usaha melihat ke depan, menilai peristiwa yang akan terjadi di masa yang akan datang dan bersiap untuk menghadapinya.
Perencanaan merupakan proses menentukan tujuan organisasi dan menetapkan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya. Berdasarkan ini semua perencanaan mencakup pemikiran ke depan, pengambilan keputusan dan adanya orientasi tujuan. Mengenai tujuan itu sendiri, berturut-turut akan dikemukakan tentang sifat-sifatnya, konsep manajemen berdasarkan proses pengelola, tujuan, penentuan tujuan, manfaat dan kelemahan manajemen berdasarkan tujuan.
Selanjutnya, akan dikemukakan strategi yang merupakan terjemahan tujuan. Strategi, diterjemahkan lebih lanjut ke dalam kebijaksanaan dan program-program/taktik organisasi. Berturut-turut akan dibicarakan tentang sifat strategi, penentuan strategi, jenis-jenis strategi, jenis-jenis rencana, serta manfaat rencana.
Tujuan organisasi adalah segala sesuatu yang harus dicapai organisasi untuk melaksanakan misi.
Misi dikenal sebagai tujuan resmi yang tercantum pada naskah pendirian organisasi; selain itu ada tujuan operasi. Tujuan operasi adalah tujuan-tujuan berdasarkan mana sumber daya organisasi dialokasikan. Tujuan resmi membantu organisasi dalam identifikasi, integrasi, kolaborasi, adaptasi dan pembaharuan diri. Tujuan operasi, misalnya derajat keuntungan, posisi pasar, sumber daya, efisiensi, kualitas, inovasi dan tanggung jawab sosial.
Dengan menganalisis lingkungan organisasi, kekuatan dan kelemahan organisasi, mengkaji kesempatan dan hambatan yang dihadapi, dan penentuan masalah, maka organisasi dapat menentukan sekaligus tujuan yang ingin dicapai. Penentuan tujuan ini disusun dengan penentuan strategi, kebijaksanaan program dan taktik organisasi.
Strategi merupakan garis besar haluan organisasi. Menurut
Koontz & Weihrich, strategi adalah (1) program umum tindakan dan pengarahan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, (2) program tujuan organisasi dan perubahan yang diperlukan, sumber daya yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan, serta kebijaksanaan bertalian dengan memperoleh dan memanfaatkan sumber daya, serta (3) penentuan tujuan jangka panjang mendasari pemilihan tindakan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.
Menurut
Glueck & Jauch strategi adalah rencana menyatu, komprehensif dan terpadu yang mengaitkan keuntungan-keuntungan strategik organisasi dengan lingkungan organisasi dan yang didesain untuk menjamin agar tujuan organisasi tercapai melalui tindakan organisasi yang tepat. Proses menciptakan strategi dikenal sebagai perencanaan strategik dan identik dengan analisis ESWOT: analisis lingkungan (Environment, E), diagnosis organisasi (kekuatan dan kelemahan, Strength & Weaknesses, SW), dan pengkajian kesempatan dan ancaman (Opportunities and Threats, OT).
Selanjutnya
Miles dan Snow mengemukakan adanya 4 jenis strategi, yaitu sesuai dengan daur penyesuaian:
1. mempertahankan (
defender), terutama untuk organisasi dengan daerah produk/pasar yang sempit; dilakukan perbaikan efisiensi dalam operasi yang ada;
2. mencari yang baru (
prospector), dengan inovasi;
3. menganalisis (
analyzer), untuk organisasi yang bekerja pada dua pasar, yang stabil dan yang berubah; pada pasar yang stabil bekerja rutin dan efisien, pada pasar yang berubah diciptakan ide baru;
4. mengadakan reaksi (
reactors), selalu menanti perubahan dalam lingkungan.
Strategi apa pun yang dipilih haruslah (1) konsisten: dengan tujuan, anggapan lingkungan, dan kondisi intern, (2) tepat: sesuai dengan kemampuan sumber daya, pilihan risiko, dan cakrawala waktu, serta (3) dapat diterapkan/dilaksanakan: layak dan merupakan stimulus bagi para anggota.
Kebijaksanaan, adalah pedoman umum untuk bertindak; kebijaksanaan mengidentifikasi arahan. Kebijaksanaan adalah pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijaksanaan mengambil bentuk (a) diekspresikan, memberikan informasi pada mereka yang mengambil keputusan sehingga mereka dapat memilih dari berbagai alternatif; dan (b) implisit, tidak dinyatakan/ditulis, berupa contoh dari pimpinan dalam menyelesaikan soal atau karena tak layak diketahui.
Kebijaksanaan merupakan bagian dari implementasi manajemen strategik, dapat dipergunakan dasar pengawasan, mengurangi waktu pimpinan mengambil keputusan, situasi yang sama diselesaikan secara konsisten dan koordinasi antara unit dapat dilaksanakan.
Taktik adalah rencana tindakan dengan mana strategi dan kebijaksanaan dilaksanakan. Taktik biasanya dilaksanakan oleh manajemen bawah untuk menghadapi situasi dan kondisi setempat. Walaupun taktik memberikan semacam kebebasan pada mereka yang melakukan, namun sering ada prosedur dan aturan yang perlu diikuti.
Prosedur adalah metode melaksanakan kegiatan; prosedur adalah rencana yang menciptakan metode yang diperlukan untuk melakukan kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur, merupakan pedoman bertindak dan merinci cara bagaimana kegiatan tertentu harus dilakukan. Prosedur berupa serangkaian urutan secara kronologis tindakan yang diperlukan. Aturan, berupa resep langkah yang harus diikuti. Aturan menyatakan tindakan tertentu yang diperlukan, tetapi tanpa merinci urutan waktu. Dalam hal ini, tak ada kebebasan bagi mereka yang menjalankan aturan.
Selain prosedur dan aturan ada program yang merupakan cakupan dari tujuan yang kompleks, kebijaksanaan, prosedur, aturan, pembebanan tugas, langkah yang perlu diambil, sumber daya yang dimanfaatkan serta unsur yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan, didukung oleh anggaran.
Anggaran adalah pernyataan akan hasil yang diharapkan, dicerminkan dalam angka-angka. Anggaran dapat dimanfaatkan sebagai alat pengawasan. Anggaran itu dapat bersifat fleksibel/luwes bergantung pada hasil organisasi; ada pula anggaran program di mana ada tujuan, program terinci dan estimasi biaya. Ada lagi anggaran basis nol (zero-base budget) di mana program dimulai dari nol. Akhirnya, ada jadwal (skedul), yaitu kegiatan yang dikaitkan dengan waktu dan sasaran.
Belum lagi kita menghadapi masa depan yang penuh risiko dan ketidakpastian sehingga di dalam memilih strategi alternatif kita dihadapkan pada berbagai kriteria.
Kriteria keputusan pada situasi penuh risiko adalah (1) cakrawala rencana dibatasi, (2) analisis kepekaan, (3) penilaian sekarang, (4) nilai harapan, (5) setara kepastian, (6) guna yang diharapkan, (7) rasionalitas, dan (8) kriteria kemungkinan maksimum. Sedang kriteria keputusan pada situasi ketidakpastian adalah (1) pedoman Bayes (2) pedoman maksimum-minimum, (3) pedoman maksimum-maksimum, (4) pedoman Hurwice, dan (5) pedoman penyelesaian minimal.
Jenis-jenis rencana dan manfaat rencana. Jenis rencana adalah sebagai berikut.
1. Menurut waktu
a. Rencana jangka panjang, meliputi waktu lebih dari 5 tahun.
b. Rencana jangka menengah, meliputi waktu 1 - 5 tahun.
c. Rencana jangka pendek, meliputi waktu 1 tahun atau kurang.
2. Menurut lingkup
a. Rencana strategik: lingkup luas, komprehensif, jangka panjang,
arahan.
b. Rencana operasional: lingkup terbatas, bertalian dengan sumber daya
dan kegiatan implementasi rencana strategik.
3. Menurut penggunaan
a. Beberapa kali: menjadi pedoman kegiatan pada berbagai situasi.
b. Satu kali untuk menanggulangi masalah unik.
Manfaat perencanaan adalah:
- menciptakan situasi penuh stabilitas, penyesuaian dan memenuhi situasi yang berubah;
- memperjelas rantai tujuan dan sarana sehingga anggota organisasi terfokus perhatiannya pada tujuan bersama;
- peningkatan kinerja (performance);
- menciptakan sarana pengawasan yang lebih baik.
Sebaiknya Anda baca juga tentang :
